Whistleblower

 

WHAT IS WHISTLEBLOWING?

Whistleblowing is basically a form of disclosure. It involves a person (“Whistleblower”) raising serious concerns at an early stage about risks of wrongful activities or reporting a wrongdoing within a company.

OBJECTIVES OF THIS POLICY

• To facilitate the making of a disclosure as early as possible and in a responsible manner by putting into place internal procedures.
• To safeguard the confidentiality of a Whistleblower.
• To protect a Whistleblower from reprisal as a direct consequence of making a disclosure.
• To treat both the Whistleblower and the alleged wrongdoer fairly.

*This Whistleblower Policy compliments normal channel of communication and reporting within the company.

WHAT CAN BE DISCLOSED?

Any wrongdoings i.e. a violation of a law, rule, regulation and/or a direct threat to Johor Port Group’s interests, such as corruption, fraud, or health/safety violations.

INFORMATION REQUIRED

A Whistleblower is encouraged to report to appropriate channel and authority by providing the following information:

• The specific concern or the nature of the alleged wrongdoing;
• The reason(s) for the concerns;
• The background or history of the concern, including relevant date(s);
• Particulars of witnesses, if any; and
• Particulars or production of documentary evidence, if any.

* The Whistleblower may be asked to provide further clarifications and information from time to time.

HOW TO MAKE A DISCLOSURE

A disclosure can be made in writing or face-to-face conversation or hotline interview or other ways in which the information can be transmitted.

The officer receiving the report is required to record any verbal disclosure and confirmed by the Whistleblower on the written statements, which shall be kept by JPB in the strictest confidence.

A WHISTLEBLOWER IS PROTECTED

All information will be treated in a confidential and sensitive manner. Reasonable steps will be taken so that any individual making a disclosure will retain his/her anonymity unless he/she agrees otherwise.

DO'S & DONT'S
DO:	DON'T:
Immediately make a note of your concern. Gather information that is available to you. Be responsible and factual in every statement. Report through the appropriate channel and to the right authority.	Do nothing. Be afraid of raising your concerns. They will be treated sensitively and with highest level of confidence. Approach or accuse any individual personally. Be an investigator. Instead, only serve as a witness to the act.

CONTACT:
Head, JPB Internal Audit +607 2511 766	Email jpbwbreport@mmc.com.my

APAKAH PENDEDAHAN SALAH LAKU?

Pendedahan salah laku adalah satu bentuk laporan di mana seseorang (“Pendedah Salah Laku”) memberikan maklumat mengenai sesuatu salah laku atau penyelewengan yang berlaku di dalam sesebuah syarikat.

MATLAMAT POLISI

• Memudahkan laporan pantas dan bertanggungjawab melalui penyediaan garis panduan pendedahan.
• Melindungi kerahsiaan identiti Pendedah Salah Laku.
• Melindungi Pendedah Salah Laku dari sebarang tindakan atau ancaman akibat pendedahannya.
• Memberi layanan yang adil kepada semua pihak.

* Polisi Pendedah Salah Laku ini adalah sebagai pelengkap kepada saluran komunikasi dan laporan yang ada di dalam syarikat.

BENTUK SALAH LAKU YANG BOLEH DIDEDAHKAN

Kesalahan seperti pelanggaran undang-undang dan peraturan, dan/atau sebarang ancaman secara langsung terhadap kepentingan Kumpulan Johor Port seperti penipuan, rasuah atau ancaman kepada kesihatan/keselamatan.

MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN

• Kecurigaannya atau bentuk salah laku yang disyaki berlaku;
• Sebab-sebab ke atas kecurigaan tersebut;
• Maklumat latar belakang/sejarah kecurigaan tersebut, termasuk tarikh-tarikh penting;
• Butir-butir saksi jika ada; dan
• Butir-butir lanjut termasuk penyerahan dokumen bukti, jika ada.

* Pendedah Salah Laku mungkin akan diminta untuk memberikan keterangan dan maklumat lanjut dari masa ke semasa.

BAGAIMANA MEMBUAT PENDEDAHAN

Sebarang pendedahan boleh dibuat secara bertulis atau bersemuka dengan pegawai yang berkenaan atau melalui telefon atau apa jua cara di mana maklumat boleh disampaikan.

Pegawai yang menerima laporan hendaklah merekodkan laporan yang dibuat secara lisan dan disahkan oleh Pendedah Salah Laku. Segala maklumat yang direkodkan akan disimpan oleh JPB sebagai rekod sulit.

PENDEDAH SALAH LAKU ADALAH DILINDUNGI

Segala maklumat yang disampaikan adalah rahsia dan kerahsiaan identiti Pendedah Salah Laku terjamin melainkan si pendedah sendiri tidak mahu identitinya dirahsiakan.

LAKUKAN & JANGAN LAKUKAN
LAKUKAN:	JANGAN LAKUKAN:
Buat catatan tentang perkara yang mencurigakan. Kumpulkan maklumat yang anda ketahui. Beri kenyataan secara tepat dan bertanggungjawab. Buat laporan melalui saluran yang sesuai dan pada pihak yang bertepatan.	Berdiam diri. Merasa takut untuk menyampaikan perkara yang dicurigakan, kerana segala maklumat yang diterima akan dikendalikan secara sulit. Berjumpa atau menuduh pihak yang disyaki secara peribadi. Bertindak sebagai penyiasat, sebaliknya, berperananlah sebagai saksi kepada salah laku itu.